QUY TẮC ỨNG XỬ

 

 THÔNG ĐIỆP CỦA LÃNH ĐẠO

 

 Thân gửi nhân viên.

Công ty của chúng ta đã từng bước phát triển bền vững và luôn khẳng định được vị thế trong các lĩnh vực hoạt động như: Thi công công trình Cơ - điện -  lạnh cho nhà máy, nhà xưởng tại các khu chế xuất, khu công nghiệp. Vị thế này đã được chúng ta xây dựng trên sự tin tưởng và hợp tác của khách hàng, đối tác và cả cộng đồng. Sự tin tưởng và hợp tác đó là thành quả của những hành động Chính Trực, Công Bằng và những Giá trị đạo đức luôn được chúng ta tôn trọng ở chuẩn mực cao nhất.

Tôi và các bạn, tất cả chúng ta đều tự hào vì đã cùng nhau tạo nên uy tín và vị thế của Văn Kha ngày hôm nay.

Để vươn tới sự phát triển vững mạnh hơn ở phía trước, nhiệm vụ của chúng ta là phải duy trì và phát huy thế mạnh của mình trên nền tảng tôn trọng các Giá Trị Đạo Đức. Do đó, Bộ Quy Tắc Ứng Xử được xây dựng làm cơ sở cho chúng ta, dù với tư cách là nhân viên, quản lý hay cấp điều hành, sẽ luôn ứng xử phù hợp với những giá trị của Công ty.

Bộ Quy Tắc Ứng Xử đề cập những nguyên tắc và chuẩn mực nền tảng mà không đi sâu chi tiết các tình huống cụ thể và được áp dụng đối với toàn bộ nhân viên chúng ta, dù ở bất kỳ vị trí nào. Chúng ta cũng mong đợi ở các đối tác và bên thứ ba khác một sự thông hiểu và tôn trọng nhất định.

Công ty khuyến khích sự phát hiện và cam kết bảo vệ đối với nhân viên thông báo về hành vi vi phạm Bộ Quy Tắc Ứng Xử và có những biện pháp xử lý thích đáng đối với những hành vi vi phạm.

Cảm ơn sự ủng hộ và cam kết tuân thủ của mỗi nhân viên chúng ta trong thời gian qua. 

 

 

Giám Đốc

 

 

LỜI MỞ ĐẦU

 

Công Ty Tnhh Xây Dựng Điện Nước Văn Kha đã khẳng định vị thế  của  mình trên thương trường trong nhiều năm qua và từng bước khẳng định là một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực thầu xây dựng hệ thống cơ điện lạnh. Để đáp lại sự tin tưởng và  ủng hộ của khách hàng, hơn ai hết, chúng ta hiểu rõ sứ mệnh của mình. Thái Bình cam kết mang lại cho quý khách hàng những dịch vụ và sản phẩm tốt nhất được thực hiện với trách nhiệm cao nhất bằng những ứng xử phù hợp nhất. Đó chính là lý do chúng ta xây dựng nên Bộ Quy Tắc Ứng Xử.

Bộ Quy Tắc Ứng Xử  đưa ra những chuẩn mực ứng xử, sẽ làm kim chỉ nam cho tất cả hoạt động hàng ngày tại Công ty. Bởi chúng ta luôn mong muốn những điều tốt nhất cho bản thân và cho Công ty, Bộ Quy Tắc Ứng Xử sẽ giúp chúng ta định hướng và tìm ra cách thức đúng nhất trong hoạt động hàng ngày. Bộ Quy Tắc Ứng Xử định rõ trách nhiệm của mỗi chúng ta đối với  công ty, với luật pháp, các bên thứ ba và giữa chúng ta với nhau. Bộ Quy tắc ứng xử cũng nhằm hướng các hành vi giao tiếp và ứng xử  của cán bộ công nhân viên đến những chuẩn mực ứng xử tốt đẹp. Đồng thời, tác phong, lối sống, tinh thần làm việc xoay quanh hệ giá trị cốt lõi chất lượng-tín nhiệm, tận tâm - trí tuệ, hợp tác - chia sẻ, nhanh chóng - hiệu quả của từng cán bộ công nhân viên sẽ tạo dựng nên hình ảnh văn hóa đặc trưng của Công ty.

 

 

QUY TẮC ỨNG XỬ VĂN HÓA CÔNG TY

PHẦN I

QUY TẮC ỨNG XỬ NỘI BỘ

 

1. Công ty với nhân viên.

a) Công ty luôn quan niệm mỗi CBCNV là một thực thể tạo nên sự thành công và phát triển bền vững của mình. Công ty cam kết: Đánh giá đúng, công bằng, công khai năng lực của mỗi cá nhân. Khuyến khích, tạo điều kiện tốt nhất để mỗi CBCNV phát triển tối đa năng lực của mình, có cơ hội cống hiến nhiều nhất cho sự phát triển của Công ty.

b) Yêu cầu, giáo dục CBCNV thực hiện tốt các quy định của pháp luật và Công ty.

c) Tích cực, chủ động chăm lo, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần, tăng thu nhập cho CBCNV.

d) Công ty luôn duy trì một môi trường làm việc an ninh, an toàn, lành mạnh và thân thiện. Một môi trường luôn thu hút và giữ chân những con người tài năng dù họ có xuất phát điểm khác nhau. Đó là một môi trường mà: Tất cả nhân viên đều có cơ hội khám phá và thể hiện các tiềm năng bản thân ở mức cao nhất cũng như đạt được đích đến của riêng mình để phát triển và đóng góp cho sự thành công của Công ty.

Tất cả nhân viên đều có điều kiện làm việc tốt nhất trên cả khía cạnh vật chất lẫn tinh thần. Nhân viên được cung cấp không gian làm việc thuận lợi, các trang thiết bị phục vụ công việc cũng như luôn cảm thấy thoải mái để phát huy khả năng và đóng góp ý kiến cá nhân.

 

2. Đối với cá nhân từng CBCNV

a) Tự giác tuân thủ pháp luật, nội quy, quy định của Công ty và đạo đức nghề nghiệp khi làm việc.

b) Sẵn sàng nhận nhiệm vụ, trung thực, tận tâm, trách nhiệm cao khi giải quyết công việc. Chủ động sáng tạo, tìm kiếm giải pháp để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

c) Hoàn thành tốt nhiệm vụ trên từng vị trí công tác được giao.

d) Nắm vững pháp luật, thông thạo nghiệp vụ, bản lĩnh vững vàng, động cơ làm việc trong sáng. Nâng cao hiểu biết và phát huy truyền thống của công ty.

đ) Không ngừng học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để nắm bắt tri thức và sử dụng công nghệ mới trong công việc.

e) Khi giải quyết công việc qua mọi hình thức (trực tiếp, điện thoại, văn bản, thư điện tử) phải thể hiện thái độ giao tiếp chuyên nghiệp, khiêm nhường, lịch sự.

f) Biết tôn trọng bản thân và tôn trọng người khác.

g) Thực hiện lối sống văn minh nơi công sở. Luôn cởi mở, thân thiện chào hỏi mọi người khi đến cơ quan làm việc, đến nơi công tác. Thực hiện lễ nghi chào hỏi theo nguyên tắc: người ít tuổi chào người lớn tuổi trước, nhân viên chào lãnh đạo trước. Khi không biết rõ thông tin về người đang gặp thì thực hiện nguyên tắc: ai nhìn thấy trước thì chào trước, người được chào phải đáp lại thân thiện, lịch sự.

h) Khi giao tiếp trực tiếp cần thực hiện nghi thức bắt tay văn minh, lịch sự phù hợp với từng hoàn cảnh.....

i) Giữ gìn, bảo vệ uy tín của Công ty. Không có những hành động trục lợi cá nhân trên vị trí công việc, làm tổn hại đến lợi ích và uy tín của Công ty.

k) Giữ gìn cảnh quan môi trường, CBCNV tự sắp xếp bàn làm việc và phòng làm việc gọn gàng, sạch sẽ. Không tiếp khách trong phòng làm việc. Khi cần trao đổi công việc, nói nhỏ âm lượng vừa đủ, không làm ảnh hưởng đến người xung quanh.

l) Dũng cảm đấu tranh với mọi thói hư tật xấu trong Công ty;

m) Không nói tục, cư xử suồng sã, hay có hành động đe dọa nhân viên, đồng nghiệp tại nơi làm việc.

n) Trong giờ làm việc, ngoài giờ làm việc, buổi trưa không uống rượu bia.

o) Không đi muộn, về sớm, tự ý bỏ vị trí công tác trong giờ làm việc. Không vứt rác bừa bãi, ăn quà vặt, không làm việc riêng, tụ tập, tán gẫu. Phải xin phép người quản lý trực tiếp khi cần nghỉ làm hoặc đi làm muộn.

 

3. Lãnh đạo với nhân viên

a) Lãnh đạo Công ty luôn tôn trọng mỗi cá nhân là CBCNV. Luôn tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát triển và có cơ hội thăng tiến. Tuyển chọn công tâm, khách quan, dùng người đúng việc, đúng vị trí.

b) Trong điều hành, xử lý công việc: Lãnh đạo đơn vị giao việc cụ thể cho từng nhân viên mình quản lý. Yêu cầu họ phải thông thạo về chuyên môn, trung thực, tận tâm, có trách nhiệm cao với công việc được đề xuất, tham mưu Lãnh đạo cách giải quyết hiệu quả nhất. Đồng thời Lãnh đạo cũng phải có thái độ nhiệt huyết để khơi dậy tinh thần làm việc cho nhân viên.

c) Lãnh đạo phải: biết lắng nghe đề xuất và các ý kiến phản hồi của nhân viên; biết khen, khuyến khích động viên nhân viên đúng lúc, đúng chỗ và phê bình nhân viên một cách hợp lý.

d) Khi đánh giá thi đua, khen thưởng và kỷ luật nhân viên mình quản lý Lãnh đạo phải công tâm, trung thực, công bằng, không lồng động cơ cá nhân, không có thái độ và hành vi trù dập nhân viên.

e) Lãnh đạo phải đáp lại bằng cử chỉ chào hỏi thân thiện (hoặc có thể gật đầu mỉm cười đáp lại) khi nhân viên cấp dưới chào mình.

 

4. Nhân viên với Lãnh đạo

a) Giữ thái độ nghiêm túc, lịch sự, tôn trọng khi giao tiếp với lãnh đạo. Nhân viên phải tự khẳng định được vai trò của mình, phải trở thành người hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo.

b) Chấp hành nghiêm túc các ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn và thực hiện mọi nhiệm vụ được phân công. Thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn  theo quy định.

c) Trung thực, thẳng thắn, trong mọi báo cáo, đề xuất với cấp trên.

d) Tôn trọng ý kiến của cấp trên. Giữ gìn và bảo vệ uy tín, danh dự của cấp trên. Khi có ý kiến đóng góp cần trình bày trực tiếp, thẳng thắn và thiện chí.

e) Khi thực hiện quyết định của cấp trên, nếu phát hiện quyết định đó trái pháp luật, làm ảnh hưởng tới lợi ích chung, hoặc không phù hợp với thực tế thì phải báo cáo ngay với người ra quyết định. Trong trường hợp chấp hành quyết định mà trái pháp luật thì phải báo cáo ngay với cấp trên trực tiếp của người ra quyết định, đồng thời không phải chịu trách nhiệm về hậu quả gây ra do việc thực hiện quyết định đó.

 

5. Nhân viên với nhân viên

5.1. Ứng xử với đồng nghiệp

a) Chân thành và hợp tác khi giải quyết công việc. Đồng cảm và sẵn sàng chia sẻ khó khăn với đồng nghiệp trong công tác và cuộc sống. Cùng đồng nghiệp xây dựng đơn vị đoàn kết, môi trường làm việc thân thiện.

b) Luôn niềm nở chào hỏi đồng nghiệp vào buổi sáng đến Công ty và chào tạm biệt trước khi rời Công ty.

c) Luôn tôn trọng, bảo vệ uy tín, danh dự của đồng nghiệp. Biết lắng nghe ý kiến góp ý của đồng nghiệp. Chân thành và thẳng thắn khi góp ý cho đồng nghiệp.

d) Thường xuyên trao đổi công việc với đồng nghiệp trong phòng, đơn vị để học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm và nâng cao hiểu biết lĩnh vực mình không đảm nhiệm.

e) Khi được giao cùng đồng nghiệp giải quyết một công việc thì phải chủ động phối hợp, hỗ trợ đồng nghiệp để cùng thực hiện tốt mọi nhiệm vụ được giao. Khi bất đồng quan điểm phải báo cáo trực tiếp với người quản lý giao việc để người quản lý quyết định.

f) Không né tránh, đùn đẩy trách nhiệm, khuyết điểm của mình cho đồng nghiệp. Không ghen ghét, đố kỵ, lôi kéo bè cánh, phe nhóm, gây mất đoàn kết nội bộ.

 

5.2. Ứng xử với đồng nghiệp khác phòng.

a) Luôn cởi mở, hòa nhã, thân thiện và hợp tác. Sẵn sàng, nhanh chóng phối hợp công việc một cách hiệu quả nhất. Đồng cảm, chia sẻ khó khăn trong cuộc sống.

b) Không có thái độ gây khó khăn, cản trở, thiếu hợp tác khi giải quyết và phối hợp công việc. Khi phát hiện đồng nghiệp khác có hành động thiếu hợp tác trong giải quyết công việc phải kịp thời báo cáo Lãnh đạo của các bên liên quan.

 

6. Ứng xử với công việc

6.1. Trong điều hành và thực thi công việc.

a) Tất cả CBCNV phải tự giác tuân thủ chấp hành nghiêm chỉnh đường lối, chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước, nội quy, quy định của Công ty.

b) Có ý thức trách nhiệm trong công tác, thường xuyên học tập nâng cao trình độ, chủ động, sáng tạo nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

c) Chấp hành sự điều động, phân công công tác của Lãnh đạo. Không được trốn tránh, đùn đẩy trách nhiệm khi thực hiện nhiệm vụ, giải quyết công việc.

d) Khi thực thi nhiệm vụ, giải quyết công việc, phải phối hợp với cá nhân, bộ phận liên quan khác để hoàn thành công việc có hiệu quả, không được cố tình kéo dài thời gian hoặc từ chối sự phối hợp của các bộ phận liên quan.

e) Luôn có thái độ cầu thị, thẳng thắn, chân thành tham gia đóng góp trong công việc.

f) Đảm bảo xử lý công việc trong thời gian nhanh nhất. Trong trường hợp được yêu cầu xử lý gấp của cấp trên thì phải cố gắng xử lý ngay trong ngày làm việc.

 

6.2. Trong sử dụng và bảo quản tài sản

a) Mọi CBCNV phải có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn và sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm tránh lãng phí tất cả tài sản, phương tiện chung tại phòng làm việc.

b) Đối với các tài sản giao riêng cho từng cá nhân phải được sử dụng hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí. Không sử dụng các tài sản đó vào mục đích cá nhân.

c) Hết giờ làm việc, CBCNV phải tắt hết các thiết bị điện, khóa cửa trước khi ra về.

d) Không sử dụng các tài sản trong phòng vào mục đích của cá nhân. Không được mang tài sản, phương tiện ra khỏi phòng làm việc nếu chưa được cấp có thẩm quyền cho phép. Các nghi ngờ về vi phạm sử dụng tài sản của cơ quan, CBCNV phải lập tức báo cáo ngay cho Lãnh đạo để kiểm tra.

 

6.3. Trong bảo mật thông tin

a) Nghiêm chỉnh chấp hành các quy định bảo mật thông tin của Công ty.

b) Không sao chụp, gửi các hồ sơ, tài liệu nội bộ, tiết lộ thông tin của Công ty ra bên ngoài dưới bất cứ hình thức nào khi chưa được sự cho phép của người có thẩm quyền.

 

7. Ứng xử khi giải quyết các bất đồng trong nội bộ.

a) Mỗi cá nhân chủ động giải quyết bất đồng của mình với đồng nghiệp trên tinh thần trao đổi thẳng thắn, cầu thị và cảm thông. Trong trường hợp bất đồng giữa cá nhân với cá nhân trở thành mâu thuẫn nội bộ thì Trưởng đơn vị và người đứng đầu Công ty có trách nhiệm giải quyết thấu tình, đạt lý để không ảnh hưởng tới công việc chung và đoàn kết nội bộ.

b) Không được lợi dụng việc bất đồng và mâu thuẫn cá nhân để lôi kéo bè phái, gây mất đoàn kết nội bộ.

 

 

PHẦN II

QUY TẮC ỨNG XỬ ĐỐI VỚI KHÁCH HÀNG VÀ ĐỐI TÁC

1. Đối với khách hàng

a) Khi giao tiếp với khách hàng phải có thái độ lịch sự, nhiệt tình, thân thiện. Giữ chữ Tín và đảm bảo sự chuyên nghiệp trong mọi giao dịch với khách hàng.

b) Thực hiện đúng cam kết với khách hàng theo thỏa thuận cam kết trong hợp đồng. Các nội dung trong hợp đồng phải rõ ràng, minh bạch, dễ hiểu, đúng pháp luật. Nếu khách hàng có yêu cầu, cần giải thích trung thực, tránh các hành vi lập lờ, gian lận.

 

2. Đối với đối tác

a) Xây dựng mối quan hệ với đối tác trên nguyên tắc hợp tác bình đẳng, tôn trọng lẫn nhau, hướng đến sự hợp tác lâu dài và cùng phát triển.

b) Mọi giao dịch, ký kết hợp tác được thực hiện trên tinh thần tuân thủ pháp luật và tôn trọng quyền lợi của hai bên. Thái độ giao tiếp lịch sự, thân thiện, đúng mực, nỗ lực hoàn thành giao dịch một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất.

c) Trường hợp xảy ra vướng mắc, xung đột lợi ích (nếu có), cần giải quyết trên nguyên tắc công bằng, thiện chí, hợp tác, tôn trọng lợi ích của hai bên. Không cho phép các hành vi ép buộc, níu kéo, lợi dụng nhằm mục đích trục lợi cá nhân.

 

 

PHẦN III

CÁC NGHI THỨC ỨNG XỬ

I. NGHI THỨC SỬ DỤNG DANH THIẾP

1. Sử dụng danh thiếp

Danh thiếp phải in theo mẫu thống nhất của Văn Kha, Công ty. Danh thiếp được trao cho khách khi mới gặp lần đầu, khi đến dự họp hoặc buổi tiếp khách. Không dùng danh thiếp đã cũ, nhàu nát, gãy góc, bẩn. Danh thiếp có thể gửi kèm theo quà tặng, đồ lưu niệm, có thể dùng để thăm hỏi, cảm ơn.

2. Cách trao danh thiếp

a) Trước khi trao danh thiếp, người tự giới thiệu sẽ đưa danh thiếp trước. Mặt chính của danh thiếp nên hướng lên phía trên, hướng đặt danh thiếp nên để phần họ tên thuận theo hướng nhìn của người nhận, giúp họ dễ dàng đọc được tên trên danh thiếp. Người được giới thiệu đưa danh thiếp sau khi nhận được danh thiếp của người tự giới thiệu.

b) Đứng lên khi đưa danh thiếp. Nếu người đối diện đưa danh thiếp trước, nên gật đầu nhẹ khi nhận danh thiếp.

c) Giữ khoảng cách 1 cánh tay khi nhận danh thiếp. Nhìn và xác nhận lại thông tin trên danh thiếp.

d) Nên hỏi nhẹ nhàng các thông tin chưa rõ trên danh thiếp.